Gestaltung der Prozesse/ Prozessoptimierung

Gut organsierte Prozesse wirken sich auf den Unternehmenserfolg positiv aus. Um gut organisierte Prozesse im Unternehmen zu verwirklichen, ist es allerdings nicht zwingend notwendig und sicherlich häufig auch nicht praktikabel, ein Qualitätsmanagement im Unternehmen einzurichten. Vielmehr ist bereits ein wesentlicher Schritt getan, wenn sich mit den Prozessen im Unternehmen intensiv und auf regelmäßiger Basis auseinandergesetzt wird.

Wie kann dies geschehen?

In einem ersten Schritt gilt es die vorhandenen Prozesse im Unternehmen zu erfassen. Das heißt, es ist die Frage zu beantworten, welche Prozesse es überhaupt im Unternehmen gibt; hierbei kann bereits zwischen Haupt- und Hilfsprozessen unterschieden werden – Hauptprozesse beziehen sich direkt auf die Erfüllung der Kundenbedürfnisse; sie erfahren dabei Unterstützung durch die Unterstützungsprozesse. Die Aufstellung der ermittelten Prozesse kann bspw. in tabellarischer Form oder in Rahmen einer Prozesslandkarte erfolgen.

Sind die existierenden Prozesse erfasst, ist zu prüfen, ob diese bereits dokumentiert wurden bzw. ob die Dokumentation als hinreichend angesehen werden kann. Folgende Informationen sollten im Rahmen einer Prozessdokumentation bzw. Prozessinformation in jedem Fall festgehalten werden:

  • Wer ist der bzw. wer sind die Prozessverantwortlichen?
  • Was soll durch den Prozess erreicht werden?
  • Welche Schnittstellen gibt es zu vor- und nachgelagerten Prozessen, wie ist die Zusammenarbeit an den Schnittstellen geregelt?
  • Wie wird der Prozess in Gang gesetzt bzw. welche Voraussetzungen müssen für eine Ingangsetzung erfüllt sein?
  • Wie sehen die Eingaben (Informationen/Vorprodukte) und das Ergebnis des Prozesses aus?
  • Welche Hilfsmittel werden zur Durchführung des Prozesses gebraucht und welchen Anforderungen muss das in ihm involvierte Personal gerecht werden?
  • Wie ist bei Änderungen bzw. Störungen im Prozess zu verfahren?
  • Wie wird die Güte des Prozesses bewertet (Kennzahlen/Indikatoren)?

Existiert keine aussagekräftige Dokumentation, ist diese im zweiten Schritt zu erstellen.

Im dritten Schritt ist die Prozessanalyse bzw. die Gestaltung der Prozesse / die Prozessoptimierung vorzunehmen. In diesem Schritt sollten zusammen mit den am Prozess beteiligten Mitarbeitern mindestens die folgenden Fragen geklärt werden:

  • Werden die Prozesse wie geplant durchgeführt oder gibt es zwischen Soll-Abläufen und Ist-Abläufen Unterschiede? Sofern es Abweichungen gibt, ist der Frage nachzugehen, worin diese begründet sind?
  • Gibt es Schwierigkeiten innerhalb der Prozesse oder an den Schnittstellen zu anderen Prozessen und sind diese durch eine Neuorganisation vermeidbar und wie kann diese aussehen?
  • Gibt es Erkenntnisse über andere Unternehmen, die nicht zwingend der eigenen Branche angehören müssen, bei denen vergleichbare Prozesse besser organisiert sind und lassen sich diese Erkenntnisse für das eigene Unternehmen nutzen?
  • Gibt es Erkenntnisse aus der Fachliteratur, die eine andere Organisation der Prozesse aus Gründen der Effizienz nahelegen und lassen sich diese Erkenntnisse für das eigene Unternehmen nutzen?

Die Mitarbeiter können hierbei auf unterschiedliche Weise einbezogen werden: Es bieten sich Interviews, Workshops oder auch Befragungen an. Vor der Durchführung der Analyse bzw. der (Neu-)Gestaltung ist es ratsam, die Prozesse nach Wichtigkeit für das Unternehmen bzw. für den Unternehmenserfolg zu klassifizieren; da nicht alle Prozesse gleichzeitig analysierbar sind, kann auf Basis der Klassifikation mit dem oder den wichtigsten begonnen werden.

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